Một cách tổng thể về đảm bảo chất lượng xét nghiệm chúng ta sẽ thấy có 3 giai đoạn rõ ràng trong quy trình đảm bảo chất lượng để mang lại kết quả có ích cho bệnh nhân. Đó là giai đoạn trước xét nghiệm (Fre-Testing), giai đoạn xét nghiệm (Testing) và giai đoạn sau xét nghiệm (Post-Testing).

I - Giai đoạn trước xét nghiệm (Fre-Testing).
Giai đoạn trước xét nghiệm bao gồm các công việc sau:

1, Chỉ định xét nghiệm.
Đây là bước đầu tiên. Việc chỉ định xét nghiệm thường do bác sĩ lâm sàng thực hiện căn cứ trên chẩn đoán tình trạng bệnh lý của bệnh nhân. Tuy nhiên chỉ định thế nào cho đúng cũng là vấn đề không hề nhỏ. Chỉ định phải sát với tình trạng của bệnh nhân mới có khả năng phát hiện và chẩn đoán đúng bệnh. Chỉ định phải đúng thời điểm. Ví dụ không thể chỉ định làm xét nghiệm công thức máu khi mà bệnh nhân đang thực hiện truyền dịch, hoặc làm các xét nghiệm về đường máu, mỡ máu sau khi bệnh nhân đã ăn...

2, Lấy mẫu
Việc lấy mẫu ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả xét nghiệm. Mẫu ở đâu có thể là mẫu máu, mẫu nước tiểu, mẫu dịch…. Mỗi loại mẫu đều có các quy định riêng nhằm đảm bảo kết quả xét nghiệm chính xác. Ví dụ với mẫu máu bạn phải lấy đủ số lượng, đúng loại chất chống đông, mẫu không bị vỡ hồng cầu...

3, Vận chuyển mẫu

Vận chuyển mẫu ở đây có thể từ khoa phòng lấy mẫu đến phòng xét nghiệm hoặc từ phòng xét nghiệm này đến phòng xét nghiệm khác. Theo quy định thì mẫu phải đảm bảo được tính nguyên vẹn. Tức là thành phần các chất trong mẫu phân tích không bị biến đổi so với ban đầu. Để đáp ứng yêu cầu này thì mẫu cần phải chuyển đến phòng xét nghiệm sớm nhất, có thể dùng thêm các chất bảo quản. Ví dụ với mẫu máu dùng để định lượng các chất thành phần trong huyết tương/ huyết thanh thì bạn nên ly tâm tách huyết tương/ huyết thanh và gửi đi chứ không gửi máu toàn phần. Các mẫu phải được bảo quản cẩn thận tránh đổ vỡ, lây nhiễm từ môi trường bên ngoài vào.

4, Nhận mẫu
Phải có cán bộ chuyên trách cho việc nhận mẫu. Khi nhận mẫu phải đánh giá xem mẫu có đạt không? Các thông tin có trùng khớp? Mẫu có đủ số lượng không? Có bảo quản đúng cách. Trong trường hợp người nhận mẫu đánh giá thấy mẫu không đạt và có thể ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả xét nghiệm thì có quyền từ chối nhận mẫu.

5, Xử lý mẫu.
Ngay sau khi nhận mẫu, cán bộ phòng xét nghiệm sẽ tiến hành xử lý mẫu sơ bộ như ly tâm, để rã đông… Cần lưu ý là mẫu cần được bảo đảm tránh hư hại hoặc mất mát.

II - Giai đoạn xét nghiệm (Testing)
Đây là giai đoạn tác động trực tiếp đến kết quả. Giai đoạn này gồm 2 phần là xét nghiệm và kiểm soát chất lượng. 2 quá trình này luôn luôn được làm song song với nhau. Xét nghiệm chính là việc sử dụng các thuốc thử với phương pháp đã xây dựng trên các trang thiết bị để cho ra kết quả. Tuy nhiên muốn biết được kết quả này đúng hay sai phải cần có quá trình kiểm soát chất lượng.

1, Quá trình xét nghiệm.
Phòng xét nghiệm phải xây dựng quy trình xét nghiệm và thực hiện tuân thủ đúng theo quy trình đã xây dựng. Quy trình xét nghiệm phải được xác định giá trị sử dụng. Các cán bộ thực hiện xét nghiệm phải được đào tạo đúng chuyên ngành. Phải hiểu, nắm chắc và thực hiện thành thạo các quy trình xét nghiệm này. Cán bộ xét nghiệm phải tuyệt đối tuân thủ quy trình xét nghiệm đã được ban hành. Không được tự ý thay đổi, thêm bớt các bước. Không được thay đổi lượng hóa chất, bệnh phẩm đã được quy định trong quy trình.

2, Quá trình kiểm soát chất lượng.
Quá trình kiểm soát chất lượng phải làm thường xuyên và liên tục. Quá trình này được thực hiện bằng các biện pháp như sử dụng mẫu kiểm tra chất lượng (QC), thực hiện so sánh liên phòng (ngoại kiểm) hoặc so sánh với phòng xét nghiệm tham chiếu. Trong đó đặc biệt chú ý tới mẫu QC. Việc QC phải được thực hiện hàng ngày và kết quả mẫu QC không được vi phạm các quy tắc. Phải nhớ không được trả kết quả cho bệnh nhân nếu kết quả QC không phù hợp.

III - Giai đoạn sau xét nghiệm (Post-Testing)
Giai đoạn sau xét nghiệm gồm 2 quá trình là báo cáo kết quả và lưu giữ hồ sơ.

1, Báo cáo kết quả
Kết quả phải được báo cáo chính xác và rõ ràng. Trong đó đặc biệt chú ý tới việc truyền dữ liệu từ kết quả máy chạy ra đến phiếu kết quả của bệnh nhân. Ngày nay với sự phát triển của công nghệ thông tin việc truyền dữ liệu này có thể được thực hiện tự động và chính xác. Tuy nhiên các phòng xét nghiệm vẫn cần phải xây dựng quy trình hướng dẫn truyền dữ liệu để đảm bảo tính chính xác của của việc sao chép kết quả xét nghiệm.

2, Lưu giữ hồ sơ
Phòng xét nghiệm phải xây dựng một hệ thống lưu trữ hồ sơ, kết quả xét nghiệm của bệnh nhân để có thể truy xuất, sử dụng trong tương lai. Việc lưu giữ hồ sơ có thể sử dụng trên hệ thống điện tử hoặc bằng phương pháp thủ công. Dù quản lý trên hệ thống nào cũng cần đảm bảo nguyên tắc bảo mật nhưng cũng cần dễ dàng truy xuất. Đồng thời phải có phương án dự phòng trong các trường hợp sự cố vẫn có thể truy xuất được. Do đó các phòng xét nghiệm nên áp dụng cả 2 phương pháp điện tử và thủ công để lưu giữ hồ sơ.